Las reuniones forman parte de nuestro trabajo, pero a menudo se convierten en nuestro mayor ladrón de tiempo.

10 Reglas de oro para sacar partido de tus reuniones

Se organizan muchas reuniones. Demasiadas. Las reuniones se convierten en un foco de estrés muy importante, pues una mala gestión de las mismas afecta directamente a nuestra agenda y a las tareas que hemos de realizar, con la consiguiente merma de productividad y eficiencia en nuestro trabajo. Las reuniones forman parte de nuestro trabajo, pero a menudo se convierten en nuestro mayor ladrón de tiempo.

Para averiguar si en tu organización sabéis organizar reuniones eficaces deberías preguntarte:

  • ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?

  • ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?

  • ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
  • ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?

Para evitar situaciones como la descrita, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  • Planificación (agenda y metas).
  • Organizar la reunión (logística).
  • Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  • Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Algunos puntos de particular importancia que deberemos tener en cuenta:

  • Establecer una hora de entrada y de salida
  • Avanzar el orden del día y ceñirse a él.
  • Reúnete antes con el equipo, pero sin pasarte
  • Distribuye la Agenda para la reunión
  • El Equipo debe conocer sus responsabilidades con antelación
  • Convoca a los Interlocutores adecuados
  • Establece Reglas para la reunión
  • Evita las Interrupciones y pide la palabra cuando consideres intervenir
  • Evita expresarte en términos que despierten la defensividad de los demás. Formula tus opiniones con moderación. Se afable.
  • Se breve.
  • Establecer tareas y responsables (plan de acción) al trabajo resultado de la reunión
  • Distribuye el acta. Quizás este último punto es de los más críticos, la distribución de las tareas, responsables, fechas de ejecución y distribución/seguimiento de las actas. Yo personalmente recomiendo enviar el acta al cabo de unas horas de la ejecución de la reunión y dejar una nota al final del correo en la que se indique que si en 48h no se ha recibido respuesta o feedback la información contenida en el acta se considera como final y entendida/aceptada por todos los asistentes a la reunión.

De esta manera conseguiremos aumentar el ratio de feedback y respuestas al envió de la información y sino como mínino tendremos las espaldas cubiertas por si en la siguiente reunión alguien discute información contenida en el acta anterior.

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