Organizarse un poco y tener en cuenta una serie de pautas son los mejores métodos para gestionar mejor tú tiempo.

Consejos para luchar contra los ladrones de tu tiempo

“Si un profesional no es capaz de gestionar correctamente su tiempo, ¿cómo va a hacerlo con el de su equipo?”, Peter Drucker

España es uno de los países de Europa con una jornada laboral más larga y, sin embargo, no somos de los más productivos. La mala planificación, no saber priorizar las tareas o aparcarlas por falta de objetivos claros, reuniones imprevistas, el desorden y las interrupciones son según los estudios los principales motivos por los que los españoles perdemos tanto tiempo en el trabajo. Las nuevas tecnologías, que nos hacen también más accesibles y vulnerables a la distracción, tampoco es que ayuden.

Organizarse un poco y tener en cuenta una serie de pautas son los mejores métodos para gestionar mejor tú tiempo. Recuerda siempre que un directivo eficaz no es el que llega siempre puntualmente a todo sino que sabe escoger bien lo más importante y limitarse solo a esto.

Con tu equipo de colaboradores.

  • Rodéate de personas de tu capacidad o, a ser posible, superiores a ti.
  • Forma un equipo variado, que se complemente técnica y humanamente. Que sean expertos en cosas diferentes de las que sepan más que tu.
  • Analiza el flujo de trabajo y busca formas de simplificarlo. Lo complejo es siempre lento y caro. Siempre que puedas, evita el papel.
  • Utiliza herramientas de trabajo colaborativo en la nube como Trello, Noisy o Google Drive.
  • Busca las causas de pérdida de tiempo de tu equipo y discute con ellos como eliminarlas de raíz.
  • Establece con el equipo objetivos de mejora de gestión de tiempo. Pon métricas. Diles que no es un tema íntimo ni personal sino sencillamente una prioridad más en la gestión de la empresa.
  • Educa a tu equipo en tu modelo de gestión personal del tiempo. Si te respetan y te imitan, tendrás mucho ganado.

Ante las interrupciones o visitas inoportunas.

  • Cambia de ubicación para atender a las visitas.
  • Limita al mínimo el tiempo que te ocupen.
  • Intenta ser asertivo y acepta la interrupción cuando entiendas que esta resulta de interés. En caso contrario, descártala de forma educada.
  • No trabajes con la puerta abierta. Recuerdo que tenía un jefe que pegado en la puerta de su despacho tenía un papel enorme que decía “¿Tiene usted la solución al problema o forma parte de él?”
  • Para acortar una visita inevitable acude al despacho del otro. Es más fácil irse que echar a alguien.
  • Siempre que puedas haz las reuniones de pie. Yo siempre uso ese recurso. Acabas antes y cumples también con tus pasos del día.
  • No divagues y céntrate en lo esencial. Se ejecutivo. Cuando tu interlocutor divague, retoma tú el tema.

El teléfono, correo electrónico o WhatsApp es el principal ladrón de tiempo.

  • Si estás en temas importantes,no contestes llamadas.
  • Activa tu contestador o bien desvíalas.
  • Planifica tiempo para hacerlas.
  • No hagas reuniones por teléfono. Si el tema requiere una reunión, convócala. Camina mientras te reunas. ¡Es excelente!
  • Nunca trates por teléfono temas delicados y hazlo siempre mejor cara a cara.

Las reuniones.

  • Salvo para temas de las lista de los importante, niégate a asistir a reuniones imprevistas, salvo que tu mujer rompa aguas.
  • Analiza la necesidad de la reunión, los asistentes y los temas a tratar. ¿Qué pasa si no se celebra? ¿Y si no voy? ¿Está suficientemente preparada como para ser rentable?
  • Prepara el orden del día y exígelo a quienes también las convocan. Asigna tiempos por cada tema.
  • Asegúrate de que se levanta acta repasando las conclusiones y decisiones tomadas.
  • Analiza la duración de las reuniones y propón que se acorten por sistema. Cuanto mejor preparada está una reunión, menos dura. Piensa en el valor de la hora de todos los que asisten.
  • Se puntual y exígela de los demás.

Postergar y dejarlo las cosas para luego (se le llama procastinar).

  • Averigua las causas de su tendencia. ¿Por qué la gente deja las cosas para más tarde? ¿Cómo superarlo?
  • Primero lo importante, especialmente si es desagradable.
  • Toma decisiones tan pronto dispongas de la información razonable (equilibrio entre chapuza intuitiva y perfección por miedo).

Los viajes.

  • Establece el objetivo del viaje.
  • ¿Es imprescindible que vaya yo o bien puedo delegarlo?
  • Haz que te preparen los detalles logísticos: billetes, hotel, alquiler de coche.
  • Informa de tus propósitos a las personas con las que vas a entrevistarte para que estén alineados con tus objetivos.
  • Fija una hora de inicio pero sobretodo una hora de fin de la cita.
  • Fija las reuniones más importantes cuando tu biorritmo productivo personal sea más productivo.
  • Haz siempre informe del viaje y ponlo a disposición de quien lo pueda necesitar o pudiera ser útil.

Lo urgente y lo importante.

  • Rechaza lo urgente y delégalo. Aprende a decir que “no” o te convertirás en un directivo “basura” (de los que recogen los despojos de los demás).
  • Atiende lo importante que es ese 20% de actividad que coincide con los objetivos por los cuales seremos valorados y que habitualmente tienen bonus. Fácil.
  • Planifica lo importante asignando tiempo y prioridades. Se generoso con la asignación de tiempo ya que a buen seguro los objetivos son ambiciosos y habrán imprevistos desconocidos que deberás analizar con calma.
  • Organiza a tu equipo de colaboradores de forma que puedas delegarles las urgencias típicas del día a día pero que NO son importantes.

Esperas, retrasos y tiempos muertos.

  • Preverlos y planificarlos en lo posible, preparando actividades alternativas que te permitan aprovecharlos.
  • Utiliza las esperas como un regalo inesperado. Yo, personalmente, siempre que puedo suelo dedicar los tiempos de espera a temas privados. Relájate y conoce gente.

Informes y otro papeleo.

  • La mesa es una superficie de proceso, no un almacén de papeles. La información sigue generalmente tres destinos: a la papelera, hacia otra persona o archivo o bien hacía uno mismo porque son necesarios.
  • Mantén sobre la mesa solo aquello referente al asunto en el que estés trabajando.
  • Al finalizar la jornada dedica un tiempo a ordenar tu mesa. Eso además de ahorrarte tiempo al día siguiente te ayudará a luchar contra el estress.
  • Analiza para que necesitas cada documento y date de baja los que no precises.
  • Reduce los papeles. No pidas lo que no necesitas y no guardes lo que no necesites.

Y recuerda que los ladrones de tiempo no existen. El mayor ladrón de tiempo eres tú mismo.

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