¿Para ganar qué? ¿Cuál es el objetivo? ¿Realmente simplifica y nos da mayor eficiencia al negocio? ¿Creará valor a largo plazo o lo destruirá?

La respuesta, es depende.

Lo siento. Deja que me explique.

Subcontratar es una decisión mediante la cual tu empresa transfiere la responsabilidad de sus tareas a otra que se supone más eficiente que tú. Puedes subcontratar un proceso, una actividad o bien deslocalizar un territorio en favor de un tercero, si es que eso te interesa. Puedes hacerlo total o parcialmente.

Puede ser un simple trabajador temporal para cubrir una punta de fabricación o venta o se puede tratar de una actividad en su conjunto como el servicio de transporte, el almacenaje y la manipulación logística, la fabricación, tú marketing en favor de una agencia o llevar la contabilidad a la gestoría o quizás adquirir tecnología como un programa ERP o CRM. Pim pam.

Durante mi carrera, he tenido la oportunidad de formarme en las mejores empresas de fabricación, ya sea en la industria de la automoción o de la alimentación y procesos. Ambos sectores fueron de los más innovadores en hacer de la subcontratación una palanca para estratégica para acelerar su crecimiento y desinvertir en actividades no estratégicas del negocio.

He participado en centenares de procesos de subcontratación donde en interminables y aburridas reuniones, nos preguntábamos si la actividad a subcontratar era core o key business (núcleo o clave de negocio) y todo ese rollo de zapatero a tus zapatos. En muchos casos, con consultores carísimos de esos que te cubren el culo cuando te equivocas de decisión y acabas diciendo: A mi ya me parecía raro pero como lo dijo tal y pascual consulting& Co., … pensé: Cállate que con la boca cerrada estás más guapo.

Hipócritas y lameculos. Yo también he sido uno de ellos durante mi época gloriosa de multinacionales. Lo confieso.

Durante todo este tiempo, he pedido compartir y participar en buenas y malas decisiones. Algunas precipitadas por la necesidad urgente de un resultado rápido, cortoplacista y otras acertadas, cuya lógica de la decisión era sólida ya que correspondía con la misión  y la estrategia de la empresa donde la propiedad había valorado bien los pros y contras a corto, medio y largo plazo. Subcontratar es siempre delicado.

Si eres una gran empresa y dominas a tus proveedores, quizás te puedas plantear un modelo de integración vertical como hace Mercadona con sus proveedores o SEAT con algunos de los suyos. Quién está al frente de la cadena de valor, es quien mejor conoce las necesidades y acaba imponiendo su estrategia a los suyos (coloquialmente se conoce como el abrazo del oso), ya que tarde o temprano acabarás jodido ya que no mandas en tu empresa. Quizás así lo quieres y tan pancho. No pasa nada.

Si por el contrario, eres una pyme normalita como la mía, deberías hacer una matriz de esas DAFO y valorar alguno de los pro’s como por ejemplo:

  • el ahorro en costes,
  • liberar recursos finacieros ya que es otro quien invierte por ti,
  • aceleración de procesos, lo que se conoce hoy como Lean Management,
  • convertimos costes fijos en variables,
  • mayor transparencia,
  • simplifica el negocio y nos da foco en lo nuestro,
  • la flexibilidad ante puntas de mayor demanda,
  • tu capacidad técnica,
  • tu capacidad financiera al desinvertir,
  • las ventajas fiscales,
  • está de moda (ojo con esta última que es una de las preferidas de los directores y ejecutivos mediocres),
  • y cuántas más patrañas quieras poner para engañarte en tu presentación de power point (si ese fuera el caso).

y, como no, los contras clásicos:

  • riesgo de elegir un mal candidato,
  • el beneficio no será el esperado. El ROI difícilmente se cumple. Igual en tu caso si pero a mi no me pasa nunca,
  • la negocición interminable (ni de coña te creas que los contratos están para cumplirse sino más bien para todo lo contrario y si no que se lo pregunten a Toys»R»Us cuando firmó un contrato de excluiva con Amazon quien le dijo que solo elllos venderían juguetes en su web, … Jejeje, me parto (que dicen mis hijos).
  • tu proveedor se volverá en tu principal competidor ya que se aprovechará de tu conocimeinto. ¡Ni lo dudes!
  • tu red de ventas se te pondrá de culo: ya te lo dije, pareces tonto, yo me voy a la competencia,…

El debate sobre si es mejor hacer una cosa internamente o subcontratar está servido. Te daré un dato: 7 de cada 10 empresas, dicen que la principal razón para la subcontratación en la reducción de costes.¡Un 70% lo hacen por no tener ya ninguna otra alternativa! Yo preferiría fijarme en ese otro 30% de pymes que si parecen que piensan con anticipación su estrategia.

Algunas pautas a seguir que a mi siempre me han dado buen resultado son estos diez consejitos (no pedidos):

  1. Antes de subcontratar, busca la máxima eficiencia de tu sistema. Simplifica y automatiza todo lo posible hasta lograr la máxima productividad del proceso o actividad en cuestión.
  2. Haz cambios progresivamente. Antes de subcontratar algo grande, empieza por alguna actividad menor. Despacito, como la canción de Fonsi.
  3. Empieza por los productos / servicios no estratégicos (yo les llamo marginales, si me permites). No es lo mismo subcontratar los consumibles de la oficina que la gestión de tu tesorería o el porceso de I+D de una linea de negocio.
  4. Nunca confíes en un interlocutor que lleve poco tiempo en la empresa a la que vayas a adjudicar el contrato.
  5. Evalúa muy, muy bien a tus proveedores. Pide informes. Conoce con quién tratas. Analiza su solvencia. Habla con clientes actuales.
  6. Asegúrate de que la empresa sea superior a ti en la gestión que toque. Se supone que debe ser más fuerte y eso te hará más competitivo. Si no es así, no subcontrates.
  7. No hagas nunca de conejillo de Indias. Nunca seas el primer cliente.
  8. Ante casos, con mayor impacto en tu negocio, ten siempre una puerta de salida. Un plan B.
  9. Negocia bien y haz un buen contrato. Repito, un BUEN contrato. Incluye métricas de seguimiento y control con los principales kpi’s.
  10. Al principio, cuando no se tiene experiencia, es bueno acordar un sistema tarifario de libros abiertos «open book basis», mediante el cual las partes se comprometen a mostrar sus costes con total transparencia. Luego se acuerda un margen de gestión acorde con el precio de mercado y cada tres o seis meses, se actualiza el sistema en función de la actividad y de su complejidad. Más adelante se acuerda ya un precio fijo unitario si así se desea.

Por último, recuerda que nada es irreversible, salvo una catástrofe. Puedes decidir cambiar de opinión si ves que la cosa no funciona como se esperaba. Como directivos y dueños de negocio, tenemos todo el derecho y la obligación, diría yo,  a cambiar de opinión si la cosa se tuerce o no va por el camino que nos conviene.

Si quieres saber más a cerca de las oportunidades que tienes en tu negocio, haz clic aquí y accede gratuitamente a mi TEST DE NEGOCIO.

Feliz día y no olvides que estamos aquí para ganar dinero y crecer. Ganar dinero y crecer, … Hasta el siguiente.

alvaro@superpyme.es