¿Estás cansado de reuniones aburridas?
Ya sé que «la mejor reunión es la que no existe» pero no hay que engañarse y saber reconocer que debemos desarrollar también la habilidad para convocar las justas ya que son muy necesarias.
«Reuniones productivas, equipo productivo«, dice siempre, Juan Montagut, uno de mis mejores clientes.
Hoy voy a intentar que nos enfoquemos unos minutos en ello para intentar descubrir cómo hacerlas productivas para ti y para todos los tuyos.
Te doy algunas pautas que a mi me han ido bien y que, en función de tu cultura, te animo a que vayas probando ya que estoy seguro que celebrar buenas reuniones es una de las herramientas claves para tener éxito en la empresa. Estos son algunos de mis trucos particulares los cuales he ido copiando y experimentando.
¡Allá que voy!
- En las reuniones se decide pero nunca se trabaja. Déjame que lo vuelva a repetir a ver si así se te queda. NO SE TRABAJA. Se habla de lo que hay que hacer, quién lo hará, con qué fecha límite. Se toman decisiones pero no se dearrolla. Como te líes a trabajar, no acabas nunca.
- De 5 a 30 minutos máximo. Lo bueno si es breve, dos veces bueno, dice el refrán. Ahora con Scrum y las metodologías ágiles, no hay excusa.
- Prohibidos los móviles, tablets y portátiles. Asegúrate de que hay papel, boli y post its abundantes y listo. Esto es cultural pero cuanto antes empieces, mejores reuniones tendrás. Hazme caso.
- Hazlas de pié (Gemba walk es el nombre que se inventaron los de Toyota). No te cortes. ¡Son lo mejor! A poder ser paseando (en el caso de una fábrica es más fácil). Siempre serán más cortas y el movimiento engrasa la mente y hace que las ideas fluyan más. Yo las hago de pié hasta cuando me conecto por videollamada. ¿Sabías que el 63% de la población está sentado, en media, 7.3 horas al día?
- Ideal que se hagan media hora antes de comer. Es la mejor manera de no alargarlas. A mi me funciona fenomenal hacerlas a la una. Ni se te ocurra convocarlas a las 9 am.
- Crea un ambiente cómodo y atractivo. El ambiente de la reunión afecta el estado de ánimo y la atención de los participantes. Asegúrate de que el espacio esté limpio, ordenado y bien iluminado. Yo, siempre que puedo, las hago al aire libre.
- Haz que asistir sea opcional. ¿No estamos siempre presumiendo de que hay que evaluar por resultado y no por dedicación? Pues eso, que vayan voluntariamente os que quieran o realmente aporten porque han preparado el asunto o que la vayan a aprovechar porque quieres que aprendan.
- Máximo 8 personas. Lo de la pizza de Jeff Bezos de Amazon.
- Tolerancia cero con los maleducados que llegan siempre tarde. Edúcalos con algo como p.e. que expliquen un chiste, que sirvan el café o que canten. Funciona.
- Crea normas informales ingeniosas. En una reunión sulen haber siempre momentos de tensión. Si alguien interrumpe, levanta la voz o pierde las formas… paga las cervezas o la pizza del día o de la semana si es reiterativo. Intenta buscar normas «divertidas» que autoeduquen a seer mejores personas. Pienso en todas aquellas cosas que hacían tus padres contigo en casa o que has hecho tu con tus hijos.
- Nombra siempre antes un facilitador, que es quien tiene el rol de asegurar que todo el mundo participe, haya orden, se haga y se envíe el acta. No debería ser el jefe jerárquico. Es una tarea rotativa que decide el grupo.
- Usa el storytelling para ilustrar tus puntos. Tus compañeros estarán más atentos si usas de forma persuasiva el poder de las historias. En lugar de tener una discusión abierta, asigna roles específicos a cada participante. Es más divertido y asegurará que todos estén enfocados en lo que deben hacer.
- Pide retroalimentación. Al final de la reunión, pide a los participantes que compartan sus pensamientos y opiniones. Esto además de ayudar a mejorar en futuras reuniones, traslada valor a quiénes asisten.
Lo mejor de todo es que, como todo en esta vida, lo bueno y lo malo, se contagia. Anota en tu agenda la próxima y ves incorporando pequeños cambios. Experimenta para mejorar. Con paciencia y siendo perseverante, ya verás como todo aquello que apliques se irá permeando en la cultura de la empresa. En tres meses habrás conseguido mejorar la productividad de todos.
¡Inténtalo y verás la diferencia!
Me llamo Álvaro Navarrete y ayudo a las empresas a sacar el máximo provecho de sus reuniones. Es una forma de convertir tu pyme en SuperPyme y ganar más dinero.
Si estás interesado en hacer menos reuniuones y las qeu hagas sean más productivas, llámame.
Gracias por leer mis artículos.
alvaro@superpyme.es
