¿Cuánto tiempo pasas al día revisando tu correo electrónico? ¿Cuántos correos recibes a diario?

Hoy voy a regalarte un poco de vida.

Un poco de tiempo.

Algo de dinero.

Según mi experiencia, la media en España ronda las dos horas y media al día y unos 35 correos, sin contar los correos de publicidad. ¡Eso es mucho tiempo y muchos correos por revisar!

Pero, ¿qué pasaría si te dijera que puedes ganar dos horas al día y, por lo tanto, alrededor de 440 horas al año (casi un 25% de la jornada laboral media) simplemente siguiendo algunos consejos y trucos para ser más productivo con el correo electrónico?

En primer lugar, mi consejo número uno es: no abras el correo electrónico antes de las 12:30 h. a menos que seas Community Manager o lleves el Servicio de Atención al cliente, claro está. Es fácil caer en la tentación de revisar constantemente nuestros correos, pero esto solo nos distrae y nos quita tiempo de otras tareas importantes.

En segundo lugar, fija un horario específico para revisar tus correos electrónicos. Por ejemplo, puedes dedicar 30 minutos al inicio de la mañana y otros 30 minutos antes de terminar tu jornada. Esto te permitirá concentrarte en otras tareas importantes durante el resto del día. Una vez lo hayas hecho, por favor, cierra la aplicación. Si la mantienes abierta, pringarás y caerás en la trampa de volver a revisar y revisar y revisar, …

En tercer lugar, distingue «procesar» de «responder». Procesar quiere decir que lo mandas a una carpeta previa a la de «responder». «Responder» implica decidir lo que hay que hacer. Recuerda seimrpe que al enviar o recibir un correo, esperas hacer u ordenar algún tipo de acción. Eso es lo que has de pensar con calma. Usa la función de bandeja de entrada prioritaria para ver qué correos electrónicos son importantes y marcarlos para su posterior revisión y respuesta. De esta manera, al separar el proceso en dos partes, no perderás tiempo revisando correos electrónicos que no son urgentes o importantes.

En cuarto lugar, te recomiendo clasificar tus correos electrónicos por importancia y urgencia. Usa las banderitas de colores si te gusta más. Algunas aplicaciones como outlook o gmail incluso te permiten programar el envío automático de correos electrónicos para que se envíen más tarde en el día o la semana, lo que puede ayudarte a ser más eficiente en tu trabajo.

En quinto lugar, no olvides eliminar los correos electrónicos innecesarios y bloquear los contacto de los  «no deseados». Esto puede parecer obvio, pero muchos de nosotros seguimos acumulando correos electrónicos antiguos y sin leer, lo que solo nos agobia y nos quita tiempo valioso.

En sexto lugar, usa plantillas o incluso la inteligencia artificial para automatizar todo lo que se te ocurra p.e. las reglas de archivo o vaciado de carpetas. Yo soy un grahn fan de tener decenas de plantillas de borradoes para ahorrar tiepo p.e. dwe donde estamos, de presupuesto, de convocatoria de reunión, … Para casi todo se puede usar una palntilla. hazla y guárdala en borradores. ¡Verás el tiempo que te ahorras!

Por último, enseña y educa en la buena práctica a todos los que tengas a tu alrededor. Te lo agradecerán y entre todos conseguiréis ir mejorando el sistema.

Moraleja, el correo electrónico puede ser una herramienta muy útil en el lugar de trabajo, pero solo si sabemos cómo gestionarlo bien. Por eso insisto siemrpe en que para TODO hay que tener un SISTEMA, especialmente si es rutinario y nos exige tanto tiempo y atención.