¿Estás cansado de trabajar sin parar y sin ver los resultados?  ¿Quieres ganar más dinero y tener más tiempo libre?

Comparto hoy la historia de un buen cliente que esta semana me invita a tomar un café y me hace esta buena pregunta.

 

Amigo Empresario: Hola Álvaro. Necesito ganar más dinero y trabajar menos. ¿Alguna idea?

Álvaro: ¡Hola! Jajaja. Veo que vienes hoy fuerte. ¡Claro!, me dedico a ello. Deja que te cuente el caso de mi cliente Paco, y cómo logró hacer precisamente eso.

Amigo Empresario: ¿Paco, el que tiene las seis panaderías gourmet que vende tan caro?

Álvaro: ¡Sí, ese Paco! Estaba en tu misma situación, como casi todos los dueños de pymes. Siempre corriendo de un lado a otro y sintiendo que nunca tenía suficiente tiempo para disfrutar de la vida. Yo le llamo el síntoma de la urgencia: Siempre corriendo y siempre llegas tarde. Le dije: «Paco, necesitamos hacer que tu negocio trabaje para ti, no al revés. Lo primero que haremos es sistematizarlo».

Amigo Empresario: Jajaja, ¡esa es una gran frase! Pero, ¿cómo lo hizo?

Álvaro: Le costó casi un año. No te creas que es fácil. Es lo primero y más importante. Le expliqué a Paco que tenía que crear procesos claros para que las tareas se llevaran a cabo sin problemas. Crear políticas y construir listas de trabajo -checklist-, modo receta, para que puedas delegar y que las personas puedan tomar decisiones sin ti. Es como tener un equipo trabajando las 24 horas del día para ti. Así que nos pusimos manos a la obra.

Amigo Empresario: ¿Y cómo lo hizo para sistematizar su empresa? La gente hoy no es obediente. ¡En la mía muchos pasan!

Álvaro: Pues algo mal estarás haciendo, ¿no? ¡Eres el dueño…! Paco y yo nos encerramos un día entero fuera del despacho y, con su agenda en la mano, analizamos todas las tareas que consumían su tiempo. Creamos una lista sencilla, como un menú de tareas. Comenzamos por identificar las tareas más críticas y documentamos los procesos paso a paso. Luego las organizamos por orden de prioridad ABC en un excel. El típico 80/20 clásico de Pareto- Luego, creamos guías paso a paso para cada tarea, como recetas de cocina, para que cualquiera pudiera seguirlas sin problemas.

Amigo Empresario: Jajaja, me encanta la idea de verlo como las recetas de cocina empresarial. A mi no me hace falta la agenda… Lo llevo todo en la cabeza. Pero, ¿qué pasó después?

Álvaro: Si, como si de un menú se tratase. Después de tener todos los procesos bien definidos, nos enfocamos en la automatización que es la fase I. Primero sistematizar y luego automatizar. Introdujimos herramientas de software de gestión del trabajo en grupo como Trello y plataformas de marketing como Mailchimp. Con esto conseguimos sistematizar el trabajo en equipo y agilizar la comunicación con los clientes para generar más oportunidades de venta. En paralelo creamos una págna web. ¿Te imaginas que ni tenía?

Amigo Empresario: Te sigo. ¿Y la gente? ¿Cómo se lo tomó la gente? Es una buena movida…

Álvaro: Ahi le has dado! Buena pregunta. Ese punto es de lo críticos. Para garantizar una buen transición, creamos listas de verificación (checklists) sencillas para que el personal pudiera seguir los nuevos procesos fácilmente. También ofrecimos capacitaciones prácticas y rápidas para asegurarnos de que todos entendieran cómo utilizar las herramientas y seguir los procedimientos actualizados. Como teníamos Trello, potenciamos el teletrabajo. Cada persona, si quería, podía teletrabajar lunes y viernes. El objetivo era empoderar al personal para que asumiera responsabilidades adicionales y se adaptara a los cambios cuanto antes.

Amigo Empresario: ¡Eso suena bien! Ahora ya tengo algo más claro lo del tiempo. Pero, cuéntame, ¿cómo logró Paco ganar más dinero?

Álvaro: Ah, ahí viene lo bueno. Al hacerlo por este orden, te liberas urgencias y te puedes concentrar en lo realmente importante. Gracias a la sistematización y centrar lo importante, Paco pudo enfocarse en estrategias de crecimiento para captar más capital y abrir más tiendas.  ¡Lo verás hasta en la sopa! Aprovechamos las redes sociales, lanzamos campañas creativas y optimizamos su sitio web. Los clientes llegaron y empezamos a vender más, pero ahora ya con cabeza y buenos sistemas.

Amigo Empresario: Entiendo, Álvaro. Tú que me conoces bien, ¿cómo me recomiendas que haga yo todo eso en mi negocio?

Álvaro: La verdad es que el primer paso para que consigas hacerlo bien y rápido es que te apliques tu  antes la receta. Si no lo haces así, ¿cómo esperas que te hagan caso en tu empresa? El cambio genera siempre rechazo y tensiones. Es como pretender enseñar a pescar antes a alguien sin que tu hayas pescado.

Amigo Empresario: Lógico. ¡Tienes toda la razón! Creo que puedo aplicar eso a mi mismo y luego en la oficina. Si no puedo organizarme y simplificar mi propio trabajo, ¿cómo puedo dirigir a mi equipo en esa linea?

Álvaro: Exactamente, eso es de lo más difícil. Dirigir. Tú eres el motor de tu negocio y tu ejemplo es fundamental. Piénsalo bien antes ya que estos cambios tensonarán tu vida durante una buena temporada. A cort plazo pensarás que te has equivocado. Perderás ventas y algún empleado pero a la larga, saldrás ganando. Te lo aseguro. No hay forma mejor. Delega, automatiza y optimiza tus propios procesos. Verás cómo ganas más tiempo y energía para concentrarte en que la empresa vaya mejor.

Amigo Empresario: ¡Eso tiene mucho sentido! Es hora de ser el primer chef en seguir la receta. ¿Y luego qué?

Álvaro: Una vez que hayas implementado estos cambios en tu propia forma de trabajar, estarás en una posición más real para liderar a tu equipo. Comparte tus experiencias, enséñales lo que hayas aprendido, da ejemplo y motívalos a aplicarlas en su propio trabajo. Juntos, podrán impulsar la mejora y el crecimiento de la empresa. Ahhh, se me olvidaba. No olvides fijar indicadores sencillos para medir tu progreso. No más de 5. Pocos y buenos. Ya me entiendes. EDs uno  de los errores a evitar.

Amigo Empresario: ¡Lo pillo! Seré el chef de mi negocio y lideraré el camino hacia una mayor productividad y éxito.

Álvaro: Al aplicar la receta en ti mismo primero y luego en tu empresa, verás cómo ganas más dinero y trabajas menos.

Amigo Empresario: ¡Gracias, Álvaro!  ¡Vamos a cocinar ese éxito juntos rico, rico como dice Arguiñano!

Álvaro: No me las des. Cuando liberes tu viernes, me invitas a comer en un sitio caro, ¿vale?

Amigo Empresario: ¡Eso está hecho!

Álvaro: Recuerdos a Marta ya  los niños.